Segnalazione di atti illeciti (Whistleblowing)

Il servizio consiste in un canale ufficiale dove possono essere segnalati fatti illeciti di cui si sia venuti a conoscenza nel contesto della propria attività lavorativa.

Possono essere riportati anche sospetti, qualificati, di reati o altre violazioni di disposizioni di legge o potenziali rischi di commissione degli stessi.

Non viene richiesto alla persona segnalante di dimostrare in modo completo la commissione di un illecito ma le segnalazioni devono essere quanto più possibile circostanziate, al fine di consentire un accertamento dei fatti comunicati da parte dei soggetti riceventi. Allo stesso tempo, non si invitano i soggetti segnalanti ad attuare attività di investigazione che possano esporli individualmente.

Le segnalazioni possono riguardare illeciti penali, civili, amministrativi o contabili, così come le violazioni di normative comunitarie.

Non rientrano nell’oggetto di questa procedura le segnalazioni di carattere personale, per esempio inerenti al proprio contratto di lavoro, che sono regolate da altre procedure dell’Ente.

La presente procedura incoraggia a segnalare chiunque acquisisca, nel contesto dell’attività lavorativa, informazioni sugli illeciti commessi dall'organizzazione o per conto dell'organizzazione.

Lo scopo della procedura è quello di facilitare la comunicazione di informazioni relative a violazioni riscontrate durante l’attività lavorativa.

A tale scopo lo spettro delle potenziali persone segnalanti è molto ampio.

La procedura è volta a garantire questi soggetti, nel momento in cui segnalino una condotta illecita relativa all’Ente.

Possono effettuare una segnalazione attraverso la procedura le seguenti categorie di soggetti:

• Dipendenti
• Collaboratori
• Fornitori, subfornitori e dipendenti e collaboratori degli stessi
• Liberi professionisti, consulenti, lavoratori autonomi
• Volontari e tirocinanti, retribuiti o non retribuiti
• Persone con funzione di amministrazione, direzione, vigilanza, controllo o rappresentanza
• Ex dipendenti, ex collaboratori o persone che non ricoprono più una delle posizioni indicate in precedenza o Soggetti in fase di selezione, di prova o il cui rapporto giuridico con l’Ente non sia ancora iniziato.

La procedura protegge anche l’identità dei soggetti facilitatori, le persone fisiche che assistono una persona segnalante nel processo di segnalazione, operanti all'interno del

L’Ente mette a disposizione delle persone segnalanti canali differenti per l'invio delle segnalazioni, utilizzabili sia in forma scritta che in forma orale.

1. Segnalazioni in forma scritta (Piattaforma Informatica)

Per le segnalazioni scritte, l'Ente mette a disposizione una piattaforma informatica crittografata, fornita da Transparency International Italia e Whistleblowing Solutions attraverso il progetto WhistleblowingIT.

La piattaforma si basa su GlobaLeaks (il principale software open-source per il whistleblowing) e presenta le seguenti caratteristiche:

• Sicurezza tecnologica: Garantisce la totale riservatezza della persona segnalante, dei soggetti menzionati e del contenuto della segnalazione. Tutte le informazioni sono crittografate e accessibili solo ai soggetti abilitati alla ricezione.
• Procedura guidata: Sulla piattaforma è presente un questionario (con domande aperte, chiuse e alcune obbligatorie) che guida l'utente nel percorso di segnalazione, con la possibilità di allegare documenti.
• Codice univoco di 16 cifre: Viene rilasciato al termine della procedura. Consente alla persona segnalante di accedere nuovamente alla segnalazione per dialogare in modo bidirezionale con il soggetto ricevente, scambiare messaggi e inviare aggiornamenti.

Nota importante: Non è possibile gestire segnalazioni scritte ricevute tramite altri canali. Qualora venissero inviate in altra forma, il soggetto ricevente provvederà, ove possibile, a invitare la persona segnalante a trasmetterle nuovamente tramite la piattaforma informatica.

2. Segnalazioni in forma orale

Per effettuare una segnalazione in forma orale, la persona segnalante deve contattare il soggetto ricevente richiedendo la disponibilità per:

• Un colloquio telefonico;
• Un eventuale incontro personale.

Modalità di gestione e riservatezza: Le segnalazioni orali vengono formalizzate tramite un apposito verbale, che deve essere firmato dalla persona segnalante per poter essere processato. È opportuno ricordare che questa modalità non offre la medesima riservatezza tecnologica garantita dalla piattaforma crittografata.

La segnalazione deve essere circostanziata e contenere:

• descrizione chiara dei fatti;
• luogo e data/periodo;
• elementi per identificare i soggetti coinvolti;
• eventuali documenti o prove;
• nominativo e documento (solo per la modalità cartacea non anonima).

Le segnalazioni anonime sono valutate solo se ben dettagliate.